La gestion électronique des documents (GED) est de plus en plus adoptée par les entreprises de toutes tailles, du fait de ses nombreux avantages par rapport aux systèmes classiques de conservation et d’archivage. Mais au-delà de ses atouts en termes de gain de place, d’accès facilité et de réduction des coûts, la GED peut également aider les entreprises à respecter les réglementations en matière de protection des données et de conservation des documents.
Une meilleure traçabilité des versions des documents
Disposer d’un logiciel de gestion des documents permet de centraliser l’ensemble des enregistrements produits et stockés au sein de l’entreprise. De cette manière, il est possible de suivre aisément les modifications apportées à un document tout au long de son cycle de vie : création, modification, validation, diffusion, mise à jour, etc.
Une maîtrise accrue des droits d’accès
Un autre atout majeur de la GED réside dans le renforcement de la sécurité de l’accès aux documents. En effet, grâce à un système de permissions sophistiqué, l’accès aux documents est strictement limité aux personnes autorisées à les consulter ou les modifier. Un utilisateur non habilité ne pourra pas, par exemple, accéder à un enregistrement contenant des informations sensibles.
Respect des délais de conservation des documents
Selon les législations en vigueur, chaque entreprise est tenue de conserver certains types de documents pendant une durée déterminée. La gestion des documents dans le contexte de la conformité réglementaire implique donc de veiller à ne pas les détruire avant l’expiration du délai légal.
Automatisation de la gestion des délais
Avec un logiciel de GED, il est possible d’associer à chaque document ou catégorie de documents une durée de conservation fixe. Dès lors, le système génère automatiquement des rappels lorsque cette date approche. Il devient alors aisé pour l’entreprise de vérifier que chaque enregistrement est bien conservé aussi longtemps que nécessaire, et éventuellement d’en prolonger la durée de conservation si besoin.
Des procédures harmonisées de traitement des documents
L’adoption d’un logiciel de gestion des documents permet également de rendre plus homogènes et cohérentes les méthodes de travail associées au traitement des enregistrements. Cette standardisation peut faciliter le respect des réglementations en matière de protection des données et de conservation des documents.
Création et classification des documents
Un logiciel de GED comporte généralement des outils permettant de créer et classer facilement les documents selon des critères définis par l’entreprise. Cela facilite ainsi leur recherche et leur exploitation ultérieure, mais aussi leur archivage dans le respect des normes en vigueur.
Rédaction et validation de documents collaboratifs
Le travail collaboratif sur un même document peut engendrer des problèmes de traçabilité des informations et de conformité réglementaire, notamment lorsqu’il s’agit d’enregistrements ayant des conséquences juridiques. Un logiciel de gestion des documents peut permettre de résoudre ces problèmes en assurant une traçabilité et un contrôle stricts des différentes étapes de rédaction et de validation.
Aide à la mise en conformité avec les réglementations nationales et internationales
Les entreprises sont aujourd’hui soumises à des réglementations de plus en plus strictes en matière de protection des données et de conservation des documents. À l’échelle européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) instaure des exigences particulièrement élevées quant au respect du droit à la confidentialité et à la sécurité des données personnelles.
Adaptation aux normes spécifiques à chaque pays ou secteur
Certaines industries font l’objet de réglementations spécifiques concernant la gestion des documents. C’est par exemple le cas des laboratoires pharmaceutiques, qui doivent se conformer aux Bonnes pratiques de documentation de l’Agence européenne des médicaments. Pour répondre aux besoins de ces entreprises, certains logiciels de GED proposent des options et fonctionnalités spécialement conçues pour être en adéquation avec ces normes particulières.
En somme, la gestion des documents dans le contexte de la conformité réglementaire est facilitée par l’utilisation d’un logiciel de GED. En offrant une meilleure traçabilité des versions, des droits d’accès strictement encadrés, des délais de conservation gérés automatiquement et une harmonisation des procédures de travail associées au traitement des documents, la GED apparaît comme un outil précieux pour l’entreprise en quête de conformité réglementaire.
