La gestion électronique des documents (GED) est de plus en plus utilisée par les entreprises afin de gérer, stocker et partager leurs documents. Cependant, la sécurité des données est une préoccupation majeure pour garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations. Dans cet article, nous analyserons les meilleures pratiques pour assurer la sécurité des documents électroniques, notamment la gestion des accès et la protection contre les menaces.
Gestion des accès : un point clé pour la sécurité des données
La première étape pour garantir la sécurité des données dans la GED est d’établir des politiques d’accès appropriées. Il s’agit de déterminer qui peut légitimement accéder à quelles données et dans quelles circonstances. Pour cela, plusieurs mesures peuvent être mises en place :
Authentification forte et contrôle des comptes utilisateur
Il convient tout d’abord de mettre en place une authentification forte pour chaque utilisateur du système de GED. Cette authentification peut être basée sur des identifiants personnels tels que nom d’utilisateur et mot de passe ou encore sur des dispositifs biométriques comme l’empreinte digitale. Le choix de l’authentification est important car il doit offrir un niveau de sécurité suffisant sans pour autant être contraignant pour l’utilisateur.
En outre, une bonne pratique consiste à vérifier régulièrement la liste des comptes utilisateurs afin de détecter d’éventuels comptes inactifs ou potentiellement compromis. La suppression ou la désactivation de ces comptes permet de réduire significativement les risques liés à une utilisation frauduleuse des données.
Gestion des droits d’accès
La gestion des droits d’accès est une étape cruciale pour assurer la sécurité des données dans la GED : chaque utilisateur doit disposer de niveaux d’autorisation spécifiques en fonction de son rôle et de ses responsabilités au sein de l’entreprise. Par exemple, un employé travaillant sur un projet spécifique n’a pas besoin d’avoir accès aux documents relatifs à d’autres projets non pertinents pour lui. Il est également important de mettre en place des mécanismes de séparation des tâches, évitant ainsi qu’un seul individu ait tous les droits d’accès sur un même document.
Lors de la mise en place des droits d’accès, il est essentiel d’éviter le syndrome du « tout ou rien », qui attribue automatiquement tous les droits dès lors qu’on autorise un accès. La segmentation et le contrôle granulaire des accès doivent être privilégiés.
Protection contre les menaces externes et internes
Les entreprises doivent également veiller à protéger leurs données contre les menaces externes et internes. Voici quelques bonnes pratiques pour y parvenir :
Cryptage des données
Pour garantir la confidentialité et l’intégrité des informations stockées dans la GED, le cryptage des données s’impose comme une solution efficace et largement utilisée. Il permet de rendre les données illisibles en cas d’accès non autorisé, protégeant ainsi les informations sensibles.
Le niveau de cryptage doit être adapté à la nature des données concernées : pour certaines données, un cryptage symétrique (même clé de chiffrement et de déchiffrement) peut être suffisant, tandis que d’autres nécessiteront un cryptage asymétrique (clé publique pour le chiffrement et clé privée pour le déchiffrement).
Sauvegarde et archivage des données
Pour prévenir toute perte de données en cas de défaillance du système ou de sinistre, il est primordial de mettre en place un plan de sauvegarde régulier des informations stockées dans la GED. Il conviendra également de créer une copie des sauvegardes sur un site externe sécurisé afin d’assurer leur disponibilité même en cas de pertes importantes sur le site principal.
D’autre part, l’archivage des documents est un moyen efficace pour garantir la pérennité des données tout en respectant les obligations légales en termes de conservation des documents.
Détection et réponse aux incidents
Afin de détecter rapidement les tentatives d’intrusion et autres comportements suspects, il est indispensable de disposer d’outils de surveillance et de suivi des événements liés à la sécurité au sein du système de GED. Des mesures proactives telles que l’utilisation de firewalls, antivirus et autres dispositifs de protection sont bien entendu également recommandées pour prévenir les attaques.
En cas d’incident avéré ou suspecté, il est important de disposer d’un plan de réponse adapté et précis, décrivant les étapes à suivre pour contenir et résoudre la situation. Le plan doit inclure des procédures de communication avec les parties prenantes internes et externes (employés, partenaires, fournisseurs de services), ainsi que les autorités compétentes si nécessaire.
Vigilance et formation des utilisateurs
Enfin, il ne faut pas sous-estimer l’importance de la vigilance et de la formation des utilisateurs en matière de sécurité des données dans la GED. Les employés doivent être conscientisés aux risques encourus (vol, détournement, corruption, divulgation…) et formés aux bonnes pratiques et outils mis à leur disposition.
Il appartient également aux responsables de la sécurité des systèmes d’information de veiller à l’évolution et au renforcement constant des politiques et dispositifs de sécurité, en prenant soin de toujours évaluer et anticiper les menaces potentielles afin de rester un cran d’avance.
En conclusion, assurer la sécurité des données dans la GED passe par une série de bonnes pratiques et mesures techniques qui doivent être mises en place, régulièrement contrôlées et ajustées en fonction de l’évolution des menaces et du contexte organisationnel de l’entreprise. La formation et la sensibilisation des collaborateurs restent des éléments centraux pour prévenir et limiter les incidents liés à la sécurité des informations.
